Le company brain pour PME, mode d'emploi

Ce qu'est un company brain

Un company brain, c'est la mémoire d'une entreprise rangée pour qu'une IA puisse s'en servir. On y trouve les propositions envoyées, les méthodes, les références clients, les décisions et les règles maison. Des assistants IA branchés dessus répondent aux questions de l'équipe et préparent des documents en citant d'où vient chaque information.

La différence avec un ChatGPT d'entreprise : l'IA ne repart pas de zéro à chaque conversation. Elle connaît la boîte.

Pour qui c'est utile

Pour les sociétés de services de 10 à 50 personnes qui produisent beaucoup de documents qui se ressemblent : cabinets de conseil, bureaux d'études, cabinets d'expertise comptable, agences. Ça se repère vite : on refait une proposition alors qu'une très proche existe déjà quelque part, une méthode tient dans la tête de 1 ou 2 personnes, et chacun utilise l'IA de son côté sans que rien ne soit partagé.

À l'inverse, une entreprise dont le savoir vit surtout dans un logiciel métier bien tenu (un ERP, un CRM) a moins à y gagner.

Ce qu'il y a dedans

1. Des fichiers que l'entreprise possède. Des documents texte lisibles par un humain, rangés par sujet, avec leur source, leur date et la personne qui les a validés. Rien ne reste enfermé dans un logiciel.
2. Un index. Une page qui dit où se trouve quoi, pour que l'IA lise d'abord les bons documents.
3. Des droits d'accès. Le dirigeant décide qui voit quoi : les tarifs et les contrats ne sont pas ouverts à tout le monde.
4. Des assistants métier. Par exemple un assistant qui rédige une section de proposition, un autre qui retrouve une référence ou prépare un rendez-vous. Chacun cite ses sources.
5. Une routine d'entretien. Ce qui a vieilli est signalé et mis à jour. Une mémoire qu'on n'entretient pas devient fausse en quelques mois.

Comment on l'installe, en 3 étapes

1. Brancher. On relie les sources : les dossiers partagés et le CRM, plus les mails que vous choisissez. On sélectionne les 5 à 10 meilleurs documents passés et on les transforme en pages propres.
2. Reproduire. L'IA produit ce que l'équipe fait déjà à la main (une section de proposition, une synthèse, un compte rendu) et l'équipe corrige. Les gens corrigent un brouillon beaucoup mieux qu'ils n'expliquent une méthode : chaque correction améliore la mémoire.
3. Raisonner. Seulement ensuite, on pose les questions de dirigeant : où on perd des affaires, ce qu'il faut relancer ou arrêter.

Commencer par l'étape 3 est l'erreur la plus courante : sans mémoire fiable, l'IA invente avec assurance.

À qui appartient la mémoire ?

Les outils d'IA changent tous les 6 mois. Si la mémoire de l'entreprise vit à l'intérieur d'un outil, changer d'outil veut dire tout recommencer.

Un company brain bien construit tient dans des fichiers ordinaires. On peut les ouvrir sans aucun logiciel spécial, et les faire lire par ChatGPT, Claude, Mistral ou l'outil qui sortira l'an prochain. Pour le vérifier, faites répondre 2 IA différentes aux mêmes questions à partir des mêmes fichiers. Si l'une des deux ne peut rien en faire, la mémoire n'est pas vraiment à vous.

Les erreurs à éviter

• Tout verser d'un coup. Mille documents non triés donnent une IA qui cite le mauvais devis. Mieux vaut 10 documents choisis.
• Oublier les droits. Mettre les salaires et les marges à la portée de tous, c'est la fin de la confiance dans l'outil.
• Former une fois et partir. Une démonstration ne suffit pas : l'usage s'installe quand l'équipe crée elle-même ses assistants.
• Promettre des gains avant de les mesurer. On mesure d'abord l'usage (qui s'en sert, combien de fois), puis le temps gagné sur un document précis.

Combien ça coûte

Chez Studio Sentai : une journée sur vos vrais dossiers à 2 500 € HT, déduite si vous continuez ; l'installation de 15 000 à 25 000 € HT selon la taille ; un suivi de 300 à 800 € HT par mois, sans engagement. Les abonnements aux outils d'IA (souvent 25 à 30 € par personne et par mois) s'ajoutent et restent à votre nom.

Un exemple

Un cabinet d'une vingtaine de consultants qui monte des projets financés par la Commission européenne. Ses 16 dernières propositions (financées ou non) sont résumées avec le texte de l'appel et les partenaires. Un assistant aide à rédiger section par section, un autre cherche des partenaires dans le CRM, et le dirigeant interroge lui-même ses factures et contrats. Les consultants m'ont écrit 2 fois au sujet des assistants en septembre, 23 fois en octobre, et une consultante construit déjà les siens. Ce cas ne prouve pas encore de hausse du taux de financement : aucune proposition rédigée avec le système n'a été évaluée à ce jour.

Par où commencer cette semaine

Prenez le document que votre équipe refait le plus souvent et rassemblez ses 5 meilleures versions passées. Qui, chez vous, saurait dire pourquoi elles sont bonnes ? Si personne ne peut l'écrire en une page, c'est par là que commence votre company brain.

Théo Lelong, Studio Sentai. J'utilise le même système pour faire tourner ma propre activité.